A IMPORTÂNCIA DO ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS PARA A SEGURANÇA DA EMPRESA

 

Todos sabem que documentos contábeis, financeiros, trabalhistas, tributários e até mesmo operacionais internos das empresas devem ser armazenados por um certo período para que possam ser examinados e utilizados como meio de prova ou defesa em casos de eventuais fiscalizações e/ou ações judiciais.

No entanto o tempo necessário de armazenamento desses documentos, em especial os digitais (cada vez mais comuns e que tendem a tornar-se únicos em razão, tanto do avanço tecnológico, quanto de questões ambientais e de segurança e integridade) é matéria de constante controvérsia e dúvida.

Acreditava-se que o Marco Civil da Internet Lei 12965/2014 poria fim a essas dúvidas, no entanto ele tratou de forma tão específica dos tipos de documentos e pessoas responsáveis pelo armazenamento que acabou por restringir demais sua regulamentação, isso sem contar que trouxe prazo de 6 meses para esse armazenamento, o que chocou-se com jurisprudência já existente de prazo de 3 anos.

Seguimos então na situação da dúvida: quanto tempo devo armazenar meus documentos digitais?

Nosso entendimento é que o empresário sempre deve se resguardar, assim, com base na grande maioria dos prazos prescricionais e decadenciais existentes, entendemos que o mais seguro é o armazenamento desses documentos pelo prazo de 5 anos, salvo alguns casos específicos relacionados a tributos, obrigações trabalhistas, contratos de seguros, títulos de capitalização e contratos mercantis, cujos casos específicos podem variar o dever de guarda entre 10 e 30 anos.

O prazo de 5 anos que sugerimos como seguro respalda-se na grande maioria dos prazos prescricionais que vigoram hoje no Brasil em concurso com as determinações de uma Lei Norte Americana (Lei Sarbanes-Oxley – SOx) internacionalmente aceita e aplicável a todas as empresas norte americanas ou não que tenham ações na SEC – Securities and Exchange Comission (equivalente norte americana à nossa CVM – Comissão de Valores Mobiliários), que visa a identificação, combate e prevenção de fraudes que possam impactar no desempenho financeiro das empresas.

A SOx define quais os registros devem ser armazenados (todos os registros comerciais, incluindo os eletrônicos, mensagens eletrônicas) e por quanto tempo (5 anos).

Entendemos, dessa forma, que seguir uma norma internacionalmente aceita e aplicável a empresas de seu país de origem e outros com ações ali registradas é uma garantia de segurança aos empresários, que ao manterem esses registros demonstram seu comprometimento com as melhores práticas relativas à segurança e armazenamento de registros de dados de suas empresas, na busca de maior transparência para a garantia da segurança e boas práticas de mercado.

 

Por: Beatriz Maia Lopes Police